Gmailの自動振り分け設定｜フィルタとラベルで、取引先のメールと通知メールを届いた時点で分ける

朝いちばんに Gmail を開くと、使っているサービスから自動で届く通知メールが並び、その間に取引先からの見積もりの依頼が1通だけ挟まっています。「あとでちゃんと読もう」と思ってスクロールを続けるうちに、その1通は画面の外へ流れていきます。Gmail のフィルタを設定しておけば、取引先のメールにはラベルを付けて受信トレイに残し、通知メールは受信トレイに残さずに「通知」のラベルにまとめられます。

私たちは、毎日見る場所を、受信トレイと「通知」のラベル（画面の左側に並びます）の2か所だけにするやり方をすすめています。取引先のメールは会社名のラベルを付けたまま受信トレイに残すので、取引先が増えても見る場所は増えません。

先に結論 Gmail のフィルタは、届いたメールを条件（送信元のメールアドレスなど）で見分けて、ラベルを付けたりアーカイブしたりする設定です。ラベルはメールに付ける名札のようなもの、アーカイブは削除せずに受信トレイから外すことです。取引先のメールには会社名のラベルを付けて受信トレイに残し、通知メールには「通知」のラベルを付けてアーカイブします。

条件は、先に検索ボックスで試して、狙ったメールだけが出ることを確かめてから、その条件でフィルタを作ります。振り分けを間違えたメールを見つけたら、検索に戻って条件を直します。

フィルタで使うのは、ラベル付けとアーカイブの2つだけ

受信トレイを開くたびに、上から1通ずつ「取引先からのメールか、通知メールか」を見分ける作業を、届いた時点で Gmail に任せるのがフィルタです。Gmail のヘルプでは、フィルタを使うと受信メールのラベル付け、アーカイブ、削除、スター付け、自動転送ができると説明されています（Gmail ヘルプ「メールのフィルタルールの作成」、2026年10月27日確認）。この記事で使うのは、このうちラベル付けとアーカイブの2つだけです。

届くメール	フィルタで付けるラベル	受信トレイ
取引先のメール	会社名のラベル（「取引先」のラベルの下にまとめる。作り方は次の章）	残す
通知メール	「通知」のラベル	残さない（アーカイブ）

取引先のメールまでアーカイブしないのは、返事が要るメールを受信トレイから外すと、ラベルを開きに行かないかぎり目に入らなくなるからです。受信トレイには残したまま、会社名のラベルで「どこの取引先からのメールか」を見分けられるようにします。返事は要るけれどすぐには返せないメールには、フィルタとは別に、Gmail のスヌーズで、返事を書く時刻に受信トレイへ呼び戻す方法も使えます。

ここからは、ラベルを作る、検索で条件を確かめる、その条件でフィルタを作る、の順に設定していきます。

取引先のラベルは「取引先」の下にまとめて作る

フィルタを作る前に、行き先になるラベルを用意します。作るラベルは、親になる「取引先」、通知メール用の「通知」、会社ごとのラベルの3種類です。会社名をラベル名にしても、ラベル名がメールの相手に送られることはありません。Gmail ヘルプ「Gmail でラベルを作成、管理する」に、ラベルを使えるのは本人だけで、メールの宛先には届かないとあります。

Gmail のアカウントを複数使っているなら、操作の前に、振り分けたいメールが届くアカウントを開いておきます。通知メールが別のアカウントに届くなら、「通知」のラベルはそのアカウントで作ります。パソコンの Gmail での手順は次のとおりです（同じヘルプのパソコン版、2026年10月27日確認）。

1. 左側の「ラベル」の横にある「新しいラベルを作成」のアイコン（＋）をクリックする
2. ラベル名に「取引先」と入れ、「作成」をクリックする（「通知」のラベルも同じように作る）
3. もう一度（＋）をクリックし、ラベル名に取引先の会社名を入れる
4. 「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れ、親のラベルに「取引先」を選ぶ（「取引先」のラベルの下にまとめる設定）
5. 「作成」をクリックする

会社ごとのラベルが「取引先」の下にそろい、ほかのラベルと混ざらずに並びます。会社ごとのラベルは目立つ色にしておくと見分けやすくなります。色は、左側のラベル名にマウスのカーソルを合わせ、「その他」のアイコン（︙）→「ラベルの色」とクリックして選びます（同じヘルプのパソコン版による）。

最初から全部の取引先のラベルを作る必要はありません。まずは1社だけ作ります。

取引先のフィルタは、先に検索で条件を確かめてから作る

ラベルができたら、振り分けの条件を決めます。Gmail ヘルプ「Gmail の検索を絞り込む」に、検索結果をもとにフィルタを設定できるとあるので（2026年10月27日確認）、条件は先に検索で試します。まず、その取引先から届いたメールを1通開いて、送信元のアドレスを確かめます。

条件は、上部の検索ボックスに半角で「from:」（コロンも半角）と書き、すぐ後ろにそのアドレスを続けます。「from:」は送信元を指定する書き方で、ヘルプの例は「from:[email protected]」です。担当の方が2人いるなら、「from:1人目のアドレス OR from:2人目のアドレス」のように、半角の大文字の「OR」でつなぎます（ヘルプの例は「from:amy OR from:david」）。「OR」の前と後ろには、半角のスペースを入れます。

この条件で検索し、取引先ではないメールが混じっていたら、アドレスが途中で切れていないかを見直します。届いているはずの取引先のメールが抜けていたら、アドレスが1文字でも違っていないかを見直し、合っているなら、そのメールの送信元のアドレスを「OR」でつないで足します。

確かめた条件で、パソコンの Gmail で次の順にフィルタを作ります。手順は、Google カレンダー ヘルプ「Gmail でカレンダーの通知をフィルタして整理する」と、Google が運営する Android 公式サイトの記事（2024年3月25日公開）をもとにしています（2026年10月27日確認）。

1. 確かめた条件で検索した画面のまま進める（閉じていたら、上部の検索ボックスに条件を入れてもう一度検索する）
2. 検索ボックスの右側にある「検索オプションを表示」のアイコンをクリックする（見つからないときのやり方は、手順のすぐ後ろの段落にある）
3. 開いたウィンドウの下部にある「フィルタを作成」をクリックする（フィルタの動作を選ぶ画面に進む）
4. 「ラベルを付ける」のチェックボックスをオンにし、プルダウンのリストから会社名のラベルを選ぶ（取引先のメールは受信トレイに残すので、「受信トレイをスキップする（アーカイブする）」にはチェックを入れない）
5. 前に届いたメールにも付けたいときは、同じ画面の「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」（○には件数が入る。同じ条件に当てはまる、前に届いたメールにも効かせる項目）にもチェックを入れる
6. もう一度「フィルタを作成」をクリックして保存する

「検索オプションを表示」のアイコンが見つからないときは、取引先から届いたメールの横のチェックボックスをオンにし、「その他」のアイコン（︙）→「メールの自動振り分け設定」とクリックします。この方法はメールを1通選んで作るので、担当の方が2人いるなら、それぞれの方から届いたメールで1つずつフィルタを作り、どちらも同じ会社名のラベルを選びます。

開いた画面でフィルタの条件（送信元のアドレス）を入れて「フィルタを作成」をクリックします（Gmail ヘルプ「メールのフィルタルールの作成」による）。フィルタの動作を選ぶ画面になったら、「ラベルを付ける」を選ぶ手順4から続けます。まずはこの1社で、次に届いたメールに会社名のラベルが付くかを見ます。その間に、通知メールのフィルタを作ります。

通知メールは、ラベルを付けて受信トレイに残さない

通知メールのほうは、受信トレイから外します。Gmail ヘルプ「Gmail のメールをアーカイブする」では、アーカイブしたメールは受信トレイには表示されなくなりますが、左側のメニューの「その他」から開く「すべてのメール」で引き続き確認できると説明されています（2026年10月27日確認）。

「通知」のラベルを付けてアーカイブしておけば、左側のラベルの一覧で「通知」をクリックしたときにまとめて読めます。受信トレイには出てこないので、「通知」のラベルを開く時刻を1日のうちに決めておきます。

通知メールのフィルタも、取引先のときと同じく、検索で確かめてから作ります。最初は1つのサービスだけで作ります。ログインの確認やお支払いの知らせのような、すぐ読みたいメールが通知と同じアドレスから来ていないサービスを選ぶと、通知メールが受信トレイから外れて「通知」のラベルに入るところまで確かめられます。下の手順2の検索で、すぐ読みたいメールがこれまでに同じアドレスから来ていたら、最初の1つは別のサービスに替えます。

下の手順に出てくる画面の言葉は、前の章で挙げた Google カレンダー ヘルプと Android 公式サイトの記事によります。

1. 通知メールを1通開いて、送信元のメールアドレスを確かめる
2. 検索ボックスに「from:」に続けてそのアドレスを書いて検索し、ログインの確認やお支払いの知らせのように、すぐ読みたいメールが同じ送信元から来ていないかを見る
3. 検索ボックスの右側の「検索オプションを表示」のアイコンをクリックし、開いたウィンドウの下部にある「フィルタを作成」をクリックする（アイコンが見つからないときは、通知メールの横のチェックボックスをオンにし、「その他」のアイコン（︙）→「メールの自動振り分け設定」とクリックし、送信元のアドレスを入れて「フィルタを作成」をクリックする。そのあとは手順4から続ける）
4. 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、ラベルに「通知」を選ぶ
5. 手順2の検索で、すぐ読みたいメールが同じ送信元から来ていなかったなら、「受信トレイをスキップする（アーカイブする）」にもチェックを入れる（来ていたなら入れない。そのサービスのメールは受信トレイに残るが、「通知」のラベルが付くので、取引先のメールとは見分けられる）
6. 前に届いた通知もまとめたいときは、「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にもチェックを入れる
7. もう一度「フィルタを作成」をクリックして保存する

フィルタの動作には削除もありますが、通知メールでも最初はアーカイブにとどめます。アーカイブなら「すべてのメール」とラベルから見返せるので、条件が広すぎて取引先のメールまで巻き込んでいたときにも、受信トレイに戻せます。

振り分けを間違えたメールは、検索に戻って条件を直す

フィルタを作って数日たつと、思ったとおりに振り分けられていないメールが見つかることがあります。振り分けの間違いの中には、Gmail の仕組みから起きるものもあります。

Gmail ヘルプ「メールのフィルタルールの作成」によると、フィルタを適用したメールに返信が届いても、その返信にフィルタが効くのは、返信も検索条件に一致するときだけです。この説明のとおりなら、条件に入れていない別の担当の方がやり取りに返信してきても、その返信にはラベルが付きません。また、Gmail ヘルプ「Gmail のメールをアーカイブする」によると、アーカイブしたメールに返信が届くと、そのメールは受信トレイに戻ります。

フィルタの条件は、右上の設定アイコン（歯車のマーク）→「すべての設定を表示」→「フィルタとブロック中のアドレス」のタブで見られます。条件を直すときは、新しい条件で一度検索し、ラベルが付いていなかったメールが今度は出てくるか、「通知」に入ってしまった取引先のメールのような、入れたくないメールが混じらないかを確かめてから、その条件でフィルタを作り直します（取引先なら取引先の、通知メールなら通知メールの手順で）。古いフィルタは、一覧でその条件の右側にある「削除」をクリックし、確認の画面で「OK」を押して消します。フィルタの一覧の開き方と削除の位置は、Gmail ヘルプ「メールのフィルタルールの作成」と Android 公式サイトの記事によります。

見つかりやすい振り分けの間違いと、その直し方は次の3つです。

• 取引先のメールにラベルが付いていない: その送信元が条件に入っているかを見る。入っていなければ（条件に入れていない別の担当の方からの返信も同じ）、今の条件にそのアドレスを「OR」でつないで足した条件で作り直す（アイコンが見つからず1人ずつ作ったときは、そのアドレスのフィルタを同じ方法で1つ足し、同じ会社名のラベルを選ぶ）。入っていれば、そのメールはフィルタを作る前に届いたものかもしれない。どちらの場合も、ラベルが付いていなかったメールは、チェックボックスをオンにし、上部のラベルアイコンから会社名のラベルを選んで付ける
• 「通知」のラベルに取引先のメールが入っている: 送信元を見る。取引先のアドレスが「通知」のフィルタの条件に入っていたら、そのアドレスを外した条件で作り直す。取引先が使っている請求書の送付などのサービスから連絡が届いていて、送信元がそのサービスのアドレスなら、そのサービスのフィルタを「受信トレイをスキップする（アーカイブする）」を入れずに作り直す。入り込んだメールは、「通知」のラベルを開いてチェックボックスをオンにし、上部の「受信トレイに移動」のアイコンで受信トレイに戻す。受信トレイでもう一度チェックボックスをオンにし、上部のラベルアイコンで「通知」のチェックを外して、会社名のラベルを選ぶ
• アーカイブしたはずの通知メールが受信トレイにある: 「受信トレイをスキップする（アーカイブする）」にチェックを入れなかったサービスなら、受信トレイに残るのは設定どおりなので、そのままにする。チェックを入れたサービスなら、そのメールの送信元が、フィルタの条件に入れたアドレスと違っていないかを見る。違っていれば、今の条件にそのアドレスを「OR」でつないで足した条件で作り直す。同じなら、フィルタを作る前に届いたメールか、返信が届いて受信トレイに戻ったメールのことがあるので、条件は直さない。送信元が違っていても同じでも、受信トレイに残っているそのメールは、チェックボックスをオンにし、上部のアーカイブのアイコンでアーカイブする

まとめ

振り分けを設定したあとの朝の受信トレイには、取引先からの見積もりの依頼が、会社名のラベルを付けたまま残っています。通知メールのうち、フィルタを作ったものは、「通知」のラベルの中に入っています。受信トレイを開いたときに、通知メールの間から取引先のメールを探す手間が減り、会社名のラベルで、どこの取引先からのメールかも見分けられます。

毎日見るのは、受信トレイと「通知」のラベルの2か所です。私たちは、最初は取引先1社と、1つのサービスの通知メールだけで作ってみることをすすめています。数日使って、振り分けを間違えたメールがあれば条件を直します。それから、残りの取引先は1社ずつ、ほかのサービスの通知は1サービスずつ、同じ手順で足していけば、振り分けの間違いが見つかったときに、どのフィルタの条件かがすぐ分かります。