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活用術

業務シーン別の使いこなしと、効率を上げるための工夫を紹介します。

活用術 約10分

Macで画面を左右に分割するショートカット｜チャットを見ながら返信を書くときに、ウインドウを並べる

取引先のチャットに書かれた日程や金額を見ながらメールを書くとき、ウインドウを切り替えるたびに元の文が隠れて、どこまで写したかを確かめに戻っていませんか。Mac に最初から入っている「タイル表示」を使えば、Fn＋Control＋矢印キーで2枚のウインドウを左右に並べ、Fn＋Control＋R で元の大きさに戻せます。キーの一覧、緑色のボタンやドラッグでの並べ方、Split View との違い、キーが効かないときに見るところを、Apple の公式ガイド（2026年10月20日確認）をもとにまとめました。

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活用術 約9分

Macのユーザ辞書に定型文を登録する｜毎日打つあいさつ文を、短い読みから呼び出す

「いつもお世話になっております。」を、Chatwork・Slack・Gmail で1日に何度も打っていませんか。過去のメッセージからコピーすると、前の相手の名前や日付が残ったまま送ってしまうことがあります。Mac に最初から入っている日本語入力のユーザ辞書に、あいさつ・名乗り・締めの文を短い読みで登録しておけば、読みを打って変換するだけで呼び出せます。登録のしかた、読みの決め方、登録しないほうがよいもの、候補に出ないときに見るところを、Apple と Gmail の公式ヘルプ（2026年10月13日確認）をもとにまとめました。

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活用術 約10分

Gmailのスヌーズ・Slackの「後で」で返し忘れを減らす｜「あとで返そう」と閉じた連絡を、返す時刻に呼び戻す

取引先のメールやチャットを開いて「あとで返そう」と閉じると、未読の印が消えたその連絡は、新しい連絡の下に沈んでいきます。閉じる前に返す時刻を決め、Gmail はスヌーズ、Slack は「後で」とリマインダー、Chatwork はマイチャットに追加する期限付きのタスクに預けておけば、返す連絡を決まった場所で見つけられます。戻ってきたときの知らせは、公式ヘルプの書き方がサービスごとに違うので、見に行く時刻もあわせて決めておきます。各サービスの公式ヘルプ（2026年10月6日確認）をもとにまとめました。

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活用術 約9分

Macのスクリーンショットがデスクトップにたまる｜チャットに貼る画像は保存せず、残す画像は保存先を変える

取引先のチャットに画面の画像を貼るたび、デスクトップに「スクリーンショット 日付 時刻」が増えていく。貼るだけの画像は Control キーを足して撮ればファイルになりません。残す画像は保存先をデスクトップから1つのフォルダへ移し、撮る範囲をウィンドウやドラッグで囲んだ部分に絞れば、ほかの取引先の画面も写りにくくなります。Apple のヘルプ（2026年9月29日確認）をもとに、Mac の標準機能だけでできる分け方をまとめました。

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活用術 約11分

オンライン会議で画面を共有した瞬間、ほかの取引先のチャット通知が映る｜共有する前に止めておく設定

資料を見せようと画面全体を共有した直後、別の会社のチャット通知が参加者全員の画面に出る。映るのは資料ではなく、資料の後ろで鳴った通知です。共有する範囲をウィンドウに絞る、Mac の通知を共有中は止めて本文を出さない、チャットアプリの通知を確かめる、の3段で、共有ボタンをためらわずに押せる状態を作る方法をまとめました。仕事用のアカウントが複数ある人が、会議に関係のないアカウントの通知だけ止める考え方も紹介します。

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活用術 約14分

連休中の連絡に「休み明けに返信します」と自動で伝える｜休みに入る前にやっておく設定

連休のあいだ返事が止まると、連絡をくれた相手は届いているのかも分かりません。休みに入る前に、メールの自動返信とチャットの「お休み中」の表示で、いつから返事できるかと急ぎの連絡先を伝えておく方法をまとめました。仕事用のアカウントが複数ある人が、設定を入れ忘れないための書き出し方も紹介します。

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